Podľa jeho etymológie tento termín pochádza z plurálu príčastia latinského slovesa „Agere“ (robiť) a odkazuje na „Skutky“ . Tento dokument sa nazýva Acta ( dokument Acta), ktorý bol vyhotovený počas schôdze alebo zhromaždenia a je napísaný osobou, ktorá bola na danom zasadnutí prítomná a kde sú zohľadnené všetky konvencie a zmluvy z rovnakých záverov.
Príprava zápisnice umožňuje, aby konané stretnutie bolo platné, a ak dôjde k prípadu, môže slúžiť ako dôkaz, ak dôjde k nejakému problému.
Záznam môže popisovať všetko, čo sa hovorilo na stretnutí, výsledky súťaží, volieb atď., Ako aj známky študentov, výsledky lotérie, svadobnú oslavu. V zázname by mal byť vždy uvedený dátum, miesto a čas vyhotovenia záznamu, okrem krátkeho uvedenia dôvodu dokončenia zápisu. Spravidla sa uchovávajú alebo registrujú v zápisnici, v ktorej sú všetky zápisnice vyhotovené za určité obdobie, a to chronologicky, pričom sa berie do úvahy, že na udržanie objednávky musia byť všetky jej stránky očíslované.
Po skončení rokovania a po dokončení zápisnice všetci účastníci dajú súhlas so všetkým, čo je uvedené v zápisnici, a pokračujú v jej podpisovaní. Každý z účastníkov sa musí podpísať, a tak ponechá osvedčenie o svojom zásahu a prijatí všetkého, čo je na ňom napísané.