Je to iba návrh faktúry, ktorý je odoslaný kupujúcemu s konkrétnymi podrobnosťami, ktoré budú neskôr zahrnuté v pôvodnej faktúre, aby mohol poskytnúť podrobnosti a čakať na ich schválenie. Proforma faktúra nie je bežným dokumentom, ale vyjadrením záväzku predávajúceho propagovať konkrétny tovar alebo služby pre kupujúceho.
Na rozdiel od najznámejších, tieto faktúry nie sú evidované ako pohľadávky voči predajcovi, ani nie sú evidované ako záväzky, to znamená, že nie sú súčasťou účtovníctva podniku ako takého. V zásade hrá úlohu obchodnej ponuky alebo prípadne návrhu faktúry, pričom predstavuje dohodu medzi kupujúcim a predávajúcim, ktorá je medzi obidvomi stranami uzavretá pred uzavretím konečnej dohody.
Ďalším využitím, ktoré sa na komerčnej úrovni poskytuje tejto faktúre, je poukážka, ktorá špecifikuje operáciu, ktorá ešte nie je dokončená, pretože zákazník nedostal tovar alebo zaň nezaplatil. Aby bolo možné detailne rozlíšiť rozdiel od bežnej faktúry, proforma objasňuje, čo je v tom istom dokumente, okrem toho, že má inú číselnú sériu, alebo nie je jednoducho očíslovaná a nemožno ju nahradiť bežnou faktúrou. V oblasti práva sa táto faktúra používa ako posledná veta, ktorá umožňuje vývoj právneho procesu. Pokiaľ ide o medzinárodný obchod, táto faktúra musí byť doručená colným úradom, ak v čase prepravy nie je k dispozícii skutočná.
V prípade lingvistiky existujú dve ustálené skupiny, ktorými sú:
- Pronominal proforma: je najznámejší, slúži na doplnenie podstatnej alebo rozhodujúcej frázy, ak je to použiteľné.
- Non-pronominal proforma: v našom jazyku takýto koncept neexistuje, v taliančine, francúzštine alebo katalánčine sa však používa. Funkciou tohto je nahradiť predložkovú frázu , ktorá môže mať v závislosti od jazyka rozdiely a osobitosti.
Tieto údaje, ktoré majú byť odoslané do spomínanej faktúry sú nasledujúce:
- Dátum.
- Mená.
- Obchodné dôvody predávajúceho a kupujúceho.
- Presné označenie a množstvo tovaru.
- Jednotková cena a množstvo tovaru.
- Forma a podmienky platby.
- Druh balenia.
- Podmienky dodania tovaru.
- Autorizovaný podpis sa nevyžaduje.
- Uvedené údaje je možné uviesť v obchodnej faktúre po potvrdení objednávky kupujúcim.
