Termín Memorandum má latinský pôvod a v preklade do španielčiny znamená „niečo, na čo treba pamätať. Z tohto dôvodu použitie konceptu akceptuje niekoľko použití. Dá sa teda povedať, že memorandum je vo svojom základnom prijatí, akýsi druh správy, ktorá je adresovaná osobe alebo jej skupine, v ktorej je vyjadrené niečo, čo je potrebné pre danú vec zohľadniť. Na druhej strane sa dá definovať aj ako zošit alebo poznámkový blok, do ktorého sa zapisujú veci, ktoré si človek musí v budúcnosti pamätať. V memorande je možné určiť rôzne typy informácií, ako napríklad oznamovanie niektorých informácií na poslednú chvíľu, niektoré špeciálne požiadavky atď.
V diplomatickom svete sa memorandum vzťahuje na komunikáciu menej dôraznú ako pamäť a nóta, v ktorej je zhrnutý rad udalostí a dôvodov, ktoré je potrebné zohľadniť vo veciach väčšieho významu. Diplomatické memoranda redaktor spravidla nepodpisuje. Je potrebné poznamenať, že RAE tiež objasňuje, že memorandum môže odkazovať na nótu, ktorá sa zasiela ručne osobe v rámci tej istej spoločnosti alebo organizácie. Napriek tomu, že správnym slovom je memorandum, v dnešnej dobe ľudia často nahrádzajú memorandum, odvodené od množného čísla pôvodného slova.
Memorandum je tvorené sériou pevných prvkov, do ktorých musia byť vložené vysoko relevantné údaje a vďaka nim je možné ich odlíšiť od ostatných informatívnych a komunikačných textov. Z týchto prvkov možno spomenúť tie najdôležitejšie, ako napríklad: stránka, dátum, komu je určená, predmet, text, rozlúčka, podpis, kópia pre odosielateľa a päta, ak je to potrebné.
Je dôležité poznamenať, že memorandá nemajú záverečný odsek, pretože informácie sa prenášajú a finalizujú podpisom a pečiatkou. Avšak, jazyk používa na písanie memorandum musí byť formálne, že prenáša rešpekt a evokuje dôležitosť tejto záležitosti, ktoré majú byť oznámené a odovzdávané.
