Etymológia slova Archív pochádza z latinského „Archivum“, čo znamená „bydlisko richtárov“. Slovo súbor dnes označuje web alebo miesto určenia, kde sa ukladajú a uchovávajú dokumenty, ktoré by mohli vytvoriť ľudia alebo inštitúcie, a preto môžu byť súbory súkromné alebo verejné.
Základným účelom každého archívu je mať možnosť mať dokumenty uložené, zoradené a klasifikované, aby ich bolo možné prehľadať efektívne a rýchlo.
V počítačovom svete sa pojem súbor (alebo súbor z anglického jazyka) bežne používa na označenie súboru údajov alebo digitálnych informácií založených na „bitoch alebo binárnych informáciách“, ktoré je možné uložiť a neskôr ich použiť pomocou existujúce aplikácie na počítači alebo akomkoľvek inom technologickom zariadení. Počítačový súbor je uložený na pevnom disku počítača a skladá sa z názvu a prípony priečinka, ktorý ich obsahuje (príklad: názov súboru.ext).
Nezabudnite, že všetky súbory sa v počítačoch neukladajú rovnakým spôsobom, textový súbor sa ukladá inak ako obrázok, video alebo hudobný súbor; Miesto, ktoré zaberajú na pevnom disku, tiež nie je rovnaké, pretože ich obsah je odlišný. Výhodou digitálnych súborov je, že ich možno presúvať, kopírovať, mazať, meniť ich umiestnenie atď. Z našich počítačov ich môžu zdieľať napríklad aj sociálne siete a odosielať ich e-mailom.
Je však potrebné vziať do úvahy, že archívy boli súčasťou histórie ľudstva od doby, kedy začalo zaznamenávať jeho život, pretože najdôležitejšie údaje alebo dokumenty boli vždy uložené vo fyzických archívoch, pretože neexistovali technológia, ktorú dnes máte. Tieto dokumenty boli uložené vo veľkých skladoch, škatuliach alebo poličkách. Jednou z jeho najväčších nevýhod je, že v priebehu času je nevyhnutné znehodnotenie papiera a ten stratí všetok svoj obsah. Aj napriek tomu nemôžeme zabudnúť, že existuje veľa kníh a fyzických dokumentov, ktoré majú symbolickú historickú hodnotu, a preto sa ich vždy pokúsime udržiavať v čo najlepšom stave.
